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LOCALHOST / DEV / PHP: 8.0.12 Les véhicules de société sont également concernés par l’obligation d’immatriculation. Selon le code de la route, tous les véhicules à moteur doivent être immatriculés pour pouvoir circuler sur la voie publique, y compris ceux utilisés par les entreprises. Les démarches de carte grise d’un véhicule de société diffèrent cependant selon les cas. Alors, comment faire la carte grise suite à l’achat d’un véhicule par la société ? Comment mettre la carte grise de sa voiture au nom de sa société ? Découvrez des informations plus détaillées à ce sujet.
Pour immatriculer un véhicule de société et établir une carte grise au nom de cette dernière, un certain nombre de démarches doivent être effectuées. Quelles sont les spécificités d’une carte grise pour véhicule de société ? Combien coûte la carte grise d’une voiture de fonction ? Quels sont les documents nécessaires ? Tout dépend de la démarche, qui peut concerner l’un des cas suivants :
Un véhicule de société, aussi appelé véhicule de fonction, est utilisé par le personnel de l’entreprise dans l’exercice de leur fonction, mais aussi à titre personnel quand il s’agit d’un avantage en nature.
La société peut être soit propriétaire du véhicule, soit le louer dans le cadre d’un contrat de leasing. Dans les deux cas, les différentes charges sont supportées par l’entreprise, telles que les réparations, le carburant, et bien sûr la démarche de carte grise.
Les formalités sont cependant différentes pour une location longue durée ou LLD. En effet, dans certains cas, l’entreprise prend en main toutes les charges, dans d’autres, le personnel doit y contribuer.
L’une des raisons pour lesquelles une entreprise préfère mettre un véhicule de fonction à la disposition de ses employés, c’est pour éviter de payer les indemnités kilométriques, comme c’est le cas lorsqu’un salarié utilise sa propre voiture dans le cadre de son travail.
Une voiture de fonction est différente d’un véhicule de service. En effet, l’employé peut rentrer chez lui avec le véhicule de fonction à la fin de sa journée de travail. Dans certains cas, il peut même garder le véhicule pendant les week-ends quand le contrat le mentionne.
À l’opposé, un véhicule de service doit être rendu à la fin des horaires de travail. Toutefois, il peut y avoir des exceptions, lorsque l’entreprise autorise l’employé à rentrer chez lui avec le véhicule de service.
À noter : Dans les deux cas, l’employé doit vérifier que l’assurance du véhicule est bien valide, car en cas d’absence de couverture, il pourrait être obligé de payer l’amende correspondante. Si le véhicule est loué via une agence de location, c’est à l’entreprise de prendre en charge les frais d’assurance.
Pour utiliser une voiture dont la carte grise est au nom d’une société, il faut être un employé de ladite société. Aussi bien les employés que les dirigeants peuvent bénéficier d’un véhicule de fonction, mais il revient à l’entreprise de déterminer à qui est octroyé ce privilège. Toutefois, certaines missions sont davantage favorables à l’utilisation d’un véhicule de fonction :
Le choix des salariés pouvant bénéficier d’un véhicule de fonction peut dépendre de plusieurs facteurs, comme la taille de l’entreprise, la fonction des salariés, ou encore le type de mission. Un véhicule de fonction est attribué le plus souvent :
Bon à savoir : Quelle que soit sa fonction, l’employé doit être titulaire d’un permis B pour pouvoir utiliser un véhicule de fonction.
Un véhicule de société se distingue d’un véhicule particulier sur bien des points en ce qui concerne la carte grise. Ainsi, l’abréviation VP ou Deriv-VP est indiqué dans la case J.1 qui désigne le genre national. Pour faire la carte grise d’un véhicule d’entreprise, il est possible de confier la démarche à un professionnel de la carte grise en ligne comme Cartegriseminute.fr.
Autre spécificité : un véhicule de société est soumis soit à la TVS (taxe sur les véhicules de société) soit à la TVTS (taxe sur les véhicules de tourisme des sociétés). Cette taxe doit être payée chaque année et son montant est calculé en fonction du taux d’émission de CO². Bien que bon nombre d’entreprises préfèrent octroyer un véhicule de fonction à leurs employés plutôt que de leur payer une indemnité kilométrique, ce choix engendre des frais et des démarches spécifiques.
Utiliser une voiture de société présente quelques avantages, mais aussi des inconvénients dont il faut tenir compte.
Les différents avantages :
Les inconvénients à noter :
Pour un gérant de société, il est possible de mettre son véhicule personnel au nom de l’établissement qu’il dirige. La démarche est identique à celle de la vente ou cession d’un véhicule avec changement de propriétaire sur la carte grise, et s’effectue uniquement en ligne. Ainsi, c’est le nom de la société qui apparaîtra sur la nouvelle carte grise.
Voici la liste des documents requis :
Bon à savoir : Le coût d’un changement de carte grise pour passer de véhicule particulier à un véhicule de société est le même que pour un changement de carte grise classique à la suite de la vente entre particuliers. Il est pris en charge par l’entreprise.
Depuis que le Plan Préfectures Nouvelle Génération ou PPNG a été mis en place en novembre 2017, toutes les démarches de carte grise doivent se faire uniquement en ligne, y compris pour immatriculer un véhicule de société. À cet effet, vous pouvez confier cette démarche à Cartegriseminute.fr.
La démarche de carte grise pour un véhicule de société diffère d’une autre par la nature des documents à fournir. En outre, la liste de ces derniers varie selon que le véhicule soit acheté neuf ou d’occasion.
Voici les documents à fournir pour immatriculer un véhicule particulier d’occasion en voiture de société :
Si le véhicule est acheté neuf par l’entreprise, les documents suivants sont requis :
Une voiture de fonction doit également être couverte par une assurance, mais il existe des garanties facultatives en plus de la garantie de responsabilité civile obligatoire. Celle-ci couvre l’indemnisation de tiers en cas de dommages physiques ou corporels impliquant le véhicule de société suite à un accident, une explosion ou un incendie.
Par ailleurs, la portée de la couverture dépend des limites de responsabilité de la société. Ainsi, le conducteur, c’est-à -dire le salarié, ainsi que les passagers du véhicule, sont couverts par l’assurance, mais en tenant compte de certaines limites. Il est possible que la couverture ne couvre pas intégralement les dommages et préjudices corporels et / ou matériels mettant en cause le véhicule.
Suivant les choix de la société, des couvertures facultatives peuvent être incluses dans le contrat d’assurance, comme :
Le coût d’une carte grise pour un véhicule de société est souvent plus élevé que celui d’un véhicule particulier, notamment parce qu’il inclut la taxe Y.2 appelée taxe pour la formation professionnelle. Voici les différentes taxes entrant dans le calcul du prix de la carte grise pour un véhicule à usage professionnel :
Une société peut offrir des indemnités kilométriques à ses employés quand ils utilisent leurs propres véhicules pour leur travail, aller au bureau par exemple. Néanmoins, celles-ci s’avèrent peu avantageuses si l’employé doit parcourir de nombreux kilomètres. Ainsi, pour un livreur par exemple, il est préférable d’utiliser un véhicule de fonction.
Une voiture de société peut changer de titulaire sur la carte grise uniquement lorsqu’il est vendu à un particulier. Pour changer la carte grise d’une voiture de société à celle d’un véhicule particulier, la démarche est identique à celle d’un changement de carte grise dans le cadre d’une vente entre particuliers. Sur le certificat de cession, le vendeur est représenté par la société et celle-ci doit y apposer son cachet en plus de sa raison sociale et de ses coordonnées d’entreprise.
Si l’entreprise propriétaire du véhicule change de raison sociale, la carte grise doit également être mise à jour. Il faut alors la refaire en faisant une nouvelle procédure. Toutefois, le changement de nom de l’entreprise ne doit pas s’accompagner d’un changement du numéro SIREN, qui sera considéré comme un changement de propriétaire. En effet, un nouveau numéro SIREN signifie création d’une nouvelle entreprise. Les documents à fournir sont les mêmes que pour obtenir une carte grise de véhicule de société.
La société titulaire de la carte grise d’un véhicule de fonction n’est pas nécessairement le propriétaire du véhicule en question. En effet, une carte grise n’est pas un titre de propriété, mais un titre de police. Si le titulaire est le propriétaire, cela est indiqué dans la case C.4a de la carte grise. Or, pour un véhicule en leasing, la société titulaire de la carte grise n’a pas la propriété du véhicule. Ainsi, en cas de changement de raison sociale, c’est l’entreprise de location qui se charge des démarches. En outre, le véhicule en LLD ne peut être vendu sauf si l'entreprise locataire lève l’option d’achat.
Immatriculer un véhicule, y compris une voiture de fonction, nécessite des démarches parfois compliquées et chronophages. Pour économiser du temps et éviter le stress des tracas administratifs, la meilleure option consiste à confier les démarches à un professionnel de la carte grise en ligne. Hormis l’ANTS, opter pour les services d’un professionnel comme Cartegrisminute.fr qui vous offre divers avantages, que ce soit pour un changement d’adresse sur la carte grise du véhicule à usage professionnel, pour un changement de raison sociale ou pour toute autre démarche. En voici quelques-uns :
Pour effectuer une démarche de carte grise, il faut impérativement un document justifiant le domicile du demandeur.
Pour les particuliers, ils doivent juste fournir un justificatif de domicile tel une facture de téléphone, un avis d’imposition et ainsi de suite, se référer à la liste de documents acceptés par cartegriseminute.fr.
Concernant les professionnels ayant un statut de personne morale, d’association ou d’une collectivité territoriale, la situation est tout autre. Le document à retourner devra justifier la domiciliation de l’établissement et indique le nom du dirigeant.
Pour les collectivités territoriales, les mairies…, il faudra fournir un avis de situation au répertoire SIRENE auprès de l’Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques.
Le justificatif de domicile est généralement demandé pour toutes démarches autres de l’administration, y compris pour immatriculer un véhicule. Ce document permet d’établir la localisation géographique ou le lieu de domicile de toutes personnes physiques ou morales.
S’il s’agit d’une entreprise de type commercial, il faut fournir un extrait K ou Kbis du registre du commerce moins d’une année. A défaut, un extrait SIRENE ou un extrait d’immatriculation au registre des métiers fera office de justificatif de domicile.
Désormais, il n’est plus possible de mettre un véhicule au nom d’une personne n’ayant pas le permis de conduire adéquat à la catégorie de véhicule à immatriculer. Dans le cadre de la modernisation des services publics et la mise en place d’une nouvelle réglementation sur l’immatriculation des véhicules, le décret 2017-1278 du 9 août 2017 oblige le demandeur à avoir le permis de conduire.
S’il s’agit d’une société, d’une personne morale, le permis de conduire ne sera pas demandé. La société va juste fournir les documents nécessaires à l’immatriculation du véhicule ainsi que la pièce d’identité du dirigeant.
Dans le cas où une société change de nom, il faut mettre à jour la carte grise, l’assurance et tous les documents relatifs aux véhicules de la société. Si le numéro de SIREN et l’entité juridique restent inchangés, la société doit faire une demande de raison sociale auprès des services compétents. Il faut fournir le nouvel extrait K-bis et la parution au journal officiel. Pour les autres cas, il faut faire une demande de changement de titulaire.
Pour toute demande de carte grise, un justificatif de domicile ainsi qu'une pièce d'identité sont obligatoires. Pour le cas des personnes morales, il existe plusieurs documents qui permettent de justifier l'adresse et l'identité du demandeur. Pour les sociétés, généralement, il est demandé de fournir un extrait Kbis de 6 mois. Pour les associations, ce sera le statut qui sera demandé. Pour la mairie, une lettre à entête signée par le maire lui-même pourra suffire.
Enfin, s'il s'agit d'un établissement quelconque, il faudra fournir la lettre venant de l'INSEE.
Dans le cadre d'un changement de dénomination commerciale, la démarche à suivre sera de demander un "changement de dénomination commercial".
Attention, pour le cas de certaines sociétés, ce changement de dénomination commercial peut également entraîner un changement de statut (de SA à SARL par exemple). Il faudra alors dans ce cas s'assurer que le numéro de SIRET n'a pas changé et si c'est le cas, il s'agira d'un "changement de raison sociale".
Si le nom d'une société a changé sur la Carte grise, la démarche à suivre sera celui d'un changement de dénomination commercial ou de raison sociale.
Le changement de dénomination commercial est pris en compte si le numéro de SIREN n'a pas changé.
La raison social sera prise en compte si le nom change avec le statut de la société.
Pour les personnes en activité BNC (bénéfice non commercial), si la personne est déclarée en tant que personne physique à profession libérale, ce dernier devra fournir la lettre de l'INSEE moins de trois mois s'il n'a pas la possibilité de fournir un extrait KBIS moins d'un an.
Pour un changement de raison social les documents clés sont les suivants : - demande d'immatriculation d'un véhicule CERFA n°13750*05,
- un contrôle technique en cours de validité (si véhicule de plus de 4 ans),
- l'ancienne carte grise,
- un extrait Kbis de la nouvelle société daté de moins de 2 ans,
- une insertion au journal d'annonces légales où n'apparaît pas la mention "création d'un être moral nouveau".
Il faudrait nous fournir la parution dans le journal officiel indiquant votre modification de raison sociale.
